La nueva gestión en las empresas de cara a este nuevo siglo ha hecho una evolución natural, del contable donde sus tareas son más globales trasladando la información que genera la empresa a los distintos departamentos y unificando todas las decisiones en base a la información generada por esta. Este proceso genera un aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la misma para el logro de los objetivos previamente fijados por la dirección, y tiene un papel fundamental como sistema de información para la misma.

Las nuevas tecnologías de la información y la globalización de los mercados son los motores de los cambios que se producen en los organigramas empresariales. Para ello se necesita crear una figura nueva en la empresa: el controller, que será el responsable del control de gestión como sistema de información para la dirección y el resto de responsables. Su función se desarrolla aplicando el control de gestión de una forma global y no como hasta la fecha sólo desde el departamento administrativo-financiero.

La exigencia de un sistema de control de la información y su gestión viene determinada por unos condicionantes que hacen que sea implantado en las empresas, donde cualquier dato puede ser controlado, analizado y procesado para las decisiones posteriores. Dichos condicionantes pueden ser la estructura, el tipo de dirección, su tamaño, su cultura, el entrono, los objetivos y la historia de la empresa. De todas formas hay que tener en cuenta que el desarrollo de la función de control de gestión se debe adaptar a las características de cada empresa, debiéndose valorar siempre el coste y el beneficio de implantar cualquier aspecto del control de gestión.

El control de gestión es un instrumento administrativo que debe ser creado y apoyado por la dirección de la empresa que le permitirá obtener informaciones necesarias, fiables y oportunas, para la tomas de decisiones operativas y estratégicas.

Los objetivos del control de gestión van unidos al desarrollo del sistema de información que posee la empresa y afecta a todos los responsables y departamentos de la misma; mediante su aplicación se crea una relación global entre los mismos.

Se empieza con la definición de la información que se posee y que a la larga una vez interpretada nos facilitará unos objetivos a conseguir, que después se deben plasmar en la estrategia a seguir.

Creación de un modelo de información

Se debe de definir cuáles son los departamentos que generan información relevante dentro de la empresa y se nombra un responsable que se coordine con el Controller.

Se analiza toda la información generada por cada departamento y se elimina toda aquella que se pueda considerar redundante o poco significativa.

En este punto hay que evaluar la información que puede faltar para un correcto desarrollo del plan. Es un proceso previo a la fijación de objetivos y a la utilización de presupuestos, pues éstos necesitan de una base de información fiable, actual y de una estructura organizativa eficiente y competitiva. Se desarrollará un método de captura de datos adecuado para su inclusión.

Creación de un plan de acción

A partir de la información anterior se puede iniciar este segundo proceso en el que se deben asignar las responsabilidades. Su principal función son: anticipar el futuro a corto plazo y medio plazo para eliminar los imprevistos, coordinando de forma conjunta los medios de toda la organización; analizar y corregir las desviaciones de los resultados reales respecto a los objetivos en función de los resultados obtenidos; elaboración del informe de control de gestión de forma mensual y acumulada con datos reales y presupuestados.

Decisiones del controller

Será responsabilidad del controller el cumplimiento por los distintos departamentos del plan fijado, su modificación y seguimiento. El proceso de toma de decisiones será compartido con los responsables de cada área, ello implica que deberá ser el coordinador dentro de la empresa. El controller se sitúa como un director funcional más, al mismo nivel decisorio que el resto de directores, ello implica que:

Funciones generales del controller

-Diseñar los diferentes instrumentos del sistema de control de gestión de modo que pueda suministrar información fiable, oportuna significativa, para entregarla a los diferentes responsables con el objeto de poder apoyar la correcta toma de decisiones.

– Diseñar los sistemas de contabilidad analítica y conseguir la aprobación de los mismos.

– Diseñar el sistema de información de la empresa y las tecnologías a aplicar en el mismo.

– Implantar el informe de control gestión de la empresa como documento básico de la consecución de logros y objetivos siendo este el resumen final del sistema de información.

– Realizar el informe de control de gestión para la dirección y para los diferentes responsables que debe incluir los diferentes estados financieros, los indicadores clave de gestión de la empresa tanto internos como externos a ella, analizando sus desviaciones.

– Realizar un análisis de las tendencias de los indicadores de clave de gestión en el presente y para el futuro.

– Realizar el control de riesgos o posibles crisis de la empresa mediante el seguimiento de los mismos.

– Coordinar y controlar los presupuestos de la empresa, es decir, asegurar que los objetivos generales que la dirección de la empresa establezca para el futuro tienen un reflejo correcto y adecuado en los presupuestos futuros.

– Participar en la planificación financiera y analizar la viabilidad de las decisiones estratégicas de la empresa como son nuevas inversiones, nuevos mercados, nuevos productos, etc.

– Evaluar de forma permanente las tendencias tecnológicas económicas y sociales del entorno, analizando su incidencia en la empresa y advirtiendo a la dirección de cualquier oportunidad, problema o contingencia que pueda afectar positiva o negativamente a la marcha de la misma.

– Dirigir el departamento de control de gestión, supervisar el personal a su cargo y coordinar el trabajo del personal de otros departamentos relacionados con el mismo.