Con estas 10 pistas cualquier directivo de una PYME puede darse cuenta si necesita pensar en una solución de Business Intelligence:

1. Sus empleados pasan mucho tiempo pasando datos de un sistema a otro, por ejemplo bajando datos del ERP (o de un Contaplus o un A3) a diversos Excels o viceversa. Y muchas veces usted también.

2. Usted mismo y/u otro personal directivo de su empresa dedica interminables horas a intentar generar hojas de cálculo para intentar tomar decisiones en base a las mismas, muchas veces este proceso termina con usted apagando las luces de la oficina o incluso continua con algún tiempo extra en casa.

3. No es raro que algún directivo y usted lleguen a conclusiones diferentes sobre un tema partiendo sobre la base de una misma información, pero resulta que sus hojas de cálculo, que deberían ser idénticas, no lo son.

4. En las reuniones muchas veces los directivos (si, y usted también) no utilizan datos en muchísimas ocasiones, y no es que les guste trabajar siempre en base a la experiencia y la intuición, es que ni usted ni los demás se acaban de fiar de los datos que les proporcionan sus sistemas informáticos. No será la primera vez que piensa, «si tuviese información suficiente y contrastada, aquí alguno me iba a oír».

5. Le encantaría poder usar todo tipo de métricas (si, los famosos KPIs), como el retorno de sus inversiones, productividad, incidencias por x envíos, etc….. (estoy seguro que tiene un buen paquete de métricas en mente) y ahora mismo no le resulta posible utilizarlas, ya que carece de la información necesaria.

6. Después de trabajar mucho y estresar a buena parte de la organización para elaborar un presupuesto para este ejercicio, se dan cuenta de que son incapaces de conseguir realizar un seguimiento del presupuesto contra el realmente incurrido, y si lo hacen es con dos o tres meses de retraso. Esta pista tiene diversas variantes asociadas, como el hecho de que la hoja de cálculo del control del presupuesto genere múltiples versiones para un mismo período y no se acabe de cerrar nunca u otra aún más divertida como la que sucede cuando se va de vacaciones el «experto» en el Excel y ese mes no hay seguimiento del presupuesto.

7. No todo el mundo en su organización tiene el suficiente nivel manejando el Excel y eso se nota, muchas veces hay uno o dos cuellos de botella generados por aquellos miembros del equipo a los que todo el mundo pide que les haga las hojas de cálculo con los informes, no sólo se pierde mucho tiempo sino que los «afortunados» expertos acaban sobrecargados de trabajo y cumplir con los plazos de entrega de esa información.

8. A usted (y a otros directivos) les llegan todos los meses unas hojas de cálculo cuidadosamente maquetadas con unos informes que hace mucho tiempo nadie usa ni tienen utilidad alguna, se hacen simplemente por costumbre.

9. Si el control del presupuesto es casi imposible aún es mucho más difícil hacer todo tipo de pronósticos, por ejemplo en el esfuerzo comercial o en la operativa productiva. Lo de poder tener el tantas veces mencionado Cuadro de Mando Integral es sencillamente una ficción.

10. No hay manera de tener información en tiempo real, bueno, la verdad es que ni de un día para otro, ni de una semana para otra, hay que esperar a los cierres, lo que me lleva a la pregunta clásica: ¿cuándo cierra la contabilidad de su empresa cada mes? (no le de vergüenza si los cierres llegan con dos o tres de meses de retraso, es normal), y siendo un poco rebuscado, ¿le basta con la información contable para gestionar su empresa?.