Habitualmente, cuando hablamos de Procesos de Gestión en las empresas, nos referimos a aquellos procesos que sustentan la actividad productiva; así, hablamos de los procesos comerciales, de facturación, logísticos, productivos, etc.…y dentro de ellos englobamos el conjunto de tareas a realizar para vender, facturar, comprar o producir.

Sin embargo, en cualquier entidad se hace algo más que ejecutar procesos, realizar tareas, etc.…: se toman decisiones, decisiones que dan sentido a esa ejecución de tareas, que permiten diferenciarlas de la competencia, que aportan valor a la Compañía y que en definitiva hacen que la gestión de las personas sea relevante para cualquier compañía.

La Gestión de una Entidad exige gestionar la totalidad de sus procesos, incluidos los Procesos de Toma de Decisiones.

La respuesta de la tecnología al primer tipo de procesos ha venido por la vía de los sistemas transaccionales, fundamentalmente los ERP’s, es decir sistemas que facilitan la ejecución de los procesos administrativos, que ayudan a gestionar los recursos de la entidad y que garantizan una forma predefinida de ejecución del conjunto de tareas necesarias.

Sin embargo, los Procesos de Toma de Decisiones se encuentran aún en una fase inicial en cuanto a su nivel tecnológico: la Toma de Decisiones sigue estando dentro del “terreno reservado a los gestores” y a sus “capacidades innatas e intransferibles”.

Hoy en día existen tecnologías que pueden ayudar a la ejecución de los procesos de toma de decisiones: en general nos referimos a ella como tecnologías de Business Intelligence; sin embargo, la adopción que, de dichas tecnologías, ha hecho el mercado, y la propia evolución de la mayor parte de los fabricantes, nos presenta, bajo las siglas de BI, un conjunto de herramientas centradas en la visualización y, en el mejor de los casos, el análisis; pero la gestión de los Procesos de Toma de Decisiones exige mucho más que una ayuda en la visualización.

¿Qué debe aportar una tecnología para realmente permitir la mejora en los procesos de toma de decisiones?

En principio la respuesta es simple: debe ayudar a hacer lo que hace un gestor en su día a día: abstraer conceptos, profundizar en los detalles, comunicar a la organización, asignar responsabilidades, analizar información, planificar actuaciones, adoptar medidas correctivas y controlar su efectividad, ayudar en el proceso cognitivo, etc….

Cinco son los elementos fundamentales que debe tener una tecnología para realmente ayudar a los gestores en la Gestión de los Procesos de Toma de Decisiones:

1.    Debe permitir dar una respuesta adecuada a la necesidad concreta del gestor; no podemos utilizar una única “herramienta” para solucionar todas las necesidades de información de la compañía.

2.    Dicha respuesta debe ser adecuada a las características del gestor y, por supuesto, de la Organización: la tecnología debe aportar funcionalidades de apoyo, pero no debe imponer una forma de gestionar la información.

3.    Debe permitir ejecutar las diferentes funciones del proceso de toma de decisiones en aquella parte de la Organización que se desee.

4.    La tecnología debe cubrir todo el ciclo de la toma de decisiones. Ello significa que debe incorporar utilidades, funcionalidades, herramientas, etc… para que el gestor pueda hacer esas funciones, en mejores condiciones que si no tuviese dicha tecnología. Hacemos referencia en este punto a las clásicas: Planificar, Monitorizar, Analizar y Actuar.

  4.1. En primer lugar, debe ayudarnos a planificar, a determinar a dónde queremos llegar, qué pasos prevemos, que actividades necesitaremos realizar, etc.

  4.2. Por supuesto, debe permitirnos visualizar en qué situación nos encontramos y, no nos olvidemos, hacerlo de la forma más adecuada a cada uno y de acuerdo con nuestras necesidades.

  4.3. Debe ayudarnos a analizar la información, ubicando esta capacidad en el elemento de la organización que deseemos y sin que sea necesaria una cualificación tecnológica especial.

  4.4. Finalmente debe ayudarnos a adoptar las decisiones, a ponerlas en marcha, a controlarlas y en su caso a rediseñarlas o a adoptar otras nuevas si no tienen los efectos deseados

5. Estas funcionalidades deben ser complementadas hoy en día con otras básicas para cualquier gestor; en este sentido las tecnologías que soporten los procesos de toma de decisiones deberían incorporar una serie de elementos que diesen cobertura a otras necesidades y/o capacidades:

  5.1. La tecnología de Toma de Decisiones debe permitirnos definir qué queremos medir.

  5.2. Debe constituirse, en sí misma, como una herramienta de comunicación y formación.

5.3. El tercer elemento inherente a los procesos de toma de decisiones es la gestión de responsabilidades, desde su asignación hasta el seguimiento y control de las mismas; la tecnología debe incorporar esta función, ayudando a integrarla en el propio proceso decisorio.

  5.4. Finalmente, la tecnología de toma de decisiones debe facilitar el acceso consciente a la experiencia de los procesos decisorios previos y a los resultados de los mismos; si el proceso decisorio se basa en la información, la experiencia y el análisis

En definitiva, la gestión de una entidad exige gestionar los procesos desarrollados en la misma, los cuales son de dos tipos: procesos de negocio y procesos de toma de decisiones.

La tecnología que soporte los segundos debe dar cobertura a todas las funciones básicas asociadas al proceso cognitivo decisorio, es decir debe constituirse en un autentico SISTEMA DE GESTIÓN. En tanto en cuanto sigamos concibiendo las tecnologías de este universo como meras herramientas puntuales, el proceso de toma de decisiones seguirá limitado a las capacidades del gestor, sin permitirle aprovechar las capacidades tecnológicas existentes.