Un objetivo que una empresa debe abordar tarde o temprano para mantener su competitividad en un entorno como el actual es el de fijar un proceso eficiente de gestión del gasto.

Desde Alfonso Ros Consultores os facilitamos algunas de las claves o recomendaciones que debería implantar en su empresa:

1) Incluir una estrategia de gestión de costes dentro del ADN de la empresa.

Es fundamental dentro de todas las empresas que sus acciones se lleven a cabo teniendo en cuenta criterios de rentabilidad y es muy recomendable que siempre se busque una mejora continua en sus ratios de eficiencia (Ingresos vs Costes).

Ante la reducción del consumo y la competencia en precios existente en el mercado, implantar un objetivo de reducción de costes dentro de las empresas es ahora más necesario que nunca.

2)  Focalízarse en la gestión de pagos a terceros

Dentro de las diferentes iniciativas de optimización del gasto que una empresa puede abordar (entre otras, implantación de sistemas  de gestión, reorganización de equipos, consultoría de cargas fiscales) la gestión de compras se erige como la alternativa más eficiente, es decir, aquella a través de la cual pueda conseguir un mayor ahorro con un menor riesgo o dificultad de implantación.

3) Marcarse siempre un objetivo

Para poder marcar un plan de reducción de gastos debe planificar las compras estimadas que realizará a lo largo del año y debe fijarse un porcentaje de reducción vs sus costes actuales. Sólo mediante un seguimiento de las acciones planificadas podremos llevar a cabo una gestión óptima de las compras y cuantificar el impacto que supone esta partida en la generación de ahorros para la empresa y, por consiguiente, en la generación de beneficios.

4) En primer lugar, cuestionarse la compra

Como punto de partida, un buen gestor debe analizar si es necesaria la compra y, en caso afirmativo, en qué cuantía. Por ejemplo, a la hora de comprar un billete de avión ¿es tan crítica nuestra presencia en el destino o puede resolverse a través de una videoconferencia, skype o nuevas tecnologías? Otro ejemplo: ¿ha valorado la opción de alquilar equipos informáticos en lugar de comprarlos? Recuerde que los mercados evolucionan y las compras también. Actualice sus necesidades conforme los avances que existen en la actualidad.

5) Ajuste la compra a sus necesidades reales, déjese aconsejar

A la hora de realizar una compra, es necesario, como punto de partida, entender las necesidades y ajustar la compra a las mismas. Para ello, déjese aconsejar por especialistas en el sector.

6) Busque consolidar volumen a la hora de realizar sus compras

Siempre que tenga que afrontar una compra piense que cualquier consolidación de volúmenes (ej. varios pedidos, varias unidades de negocio, entre varios socios) le reportará un mejor precio y, por tanto, unos ahorros sustanciales.

Uno de los modelos de negocio vigentes consiste en aprovechar las ventajas que una central de compras o una comunidad puede generarle, puesto que los proveedores ofertan unas condiciones ventajosas teniendo en cuenta el volumen de negocio que le proporciona el correspondiente canal de ventas.

7) Compare siempre varios presupuestos

Siempre pida oferta a varios proveedores y compare presupuestos para tomar una decisión correcta.

A la hora de realizar su comparativa, es importante tener en cuenta que los servicios ofertados cumplen sus requerimientos y son efectivamente comparables.

8) Aproveche la tecnología que el mercado pone a su alcance

Hoy en día la tecnología existente nos permite optimizar los procesos de contratación y no sólo mediante la obtención de un precio óptimo, sino mediante la reducción de tiempo invertido por el comprador.

9) Cuide la selección de proveedores

Si bien el precio es un aspecto crítico a la hora de realizar un proceso de compra, no lo es menos la selección de un proveedor de confianza, cuyo servicio sea conocido directa o indirectamente y cuya situación sea idealmente estable y saneada.

Para identificar estos puntos y no sólo depender de los proveedores actuales, recomendamos a cualquier comprador que participe en foros sectoriales, comunidad de compras o  redes de contactos para verificar antecedentes y, por supuesto, que formalice por escrito los acuerdos adquiridos.

10) Controle el gasto y revise las facturas

El cierre de un acuerdo con un mejor precio no trae directamente consigo un ahorro implícito. Asegúrese que ese esfuerzo realizado en la negociación se aplica en el día a día de su empresa, que los pedidos se realizan a los proveedores seleccionados en cada categoría y finalmente compruebe cada una de las facturas para comprobar que no contienen errores.

Este proceso que a priori parece sencillo empieza a ser complejo cuando la empresa adquiere una mayor dimensión. Es por ello crítico que desde un primer momento se  implante un proceso de control de compras dentro de cada empresa.