Estadísticamente al menos, los seres humanos dedicamos un tercio de nuestras vidas al trabajo, y de éste tiempo, un 80% lo centramos en temas relacionados de una manera u otra con tareas de oficina. Un mundo que, hasta hace poco y en la mayoría de las empresas, se ha caracterizado por su rutina y mecanicismo, por operar con procesos similares a cadenas de producción, con abundancia de movimientos físicos milimetrados, encuadrados en horarios estrictos y prefijados.

Francis Duffy, uno de los gurús de lo que podría llamarse el nuevo enfoque de la oficina y del puesto de trabajo, recuerda: «Durante la mayor parte del período 1920-1970, las organizaciones de oficina, la tecnología y las expectativas de los empleados de éste sector se mantuvieron más o menos constantes».

A partir de mediados de los ochenta del siglo pasado, y debido a nuevas realidades y a la masiva implantación de tecnologías de la información y de la comunicación en el sector terciario, el panorama empezó a cambiar a gran velocidad. Con la implantación de Internet y de las comunicaciones móviles, comenzaron a surgir una serie de grandes cambios en la forma de concebir y ejecutar el trabajo de oficina, que, al ir cobrando una mayor movilidad dentro y fuera del sitio físico de la empresa, ya no exigía circunscribirse a espacios fijos y determinados.

Hace ya un par de décadas que las tecnologías de la información y de la comunicación permiten desarrollar una serie de funciones que actúan como un revulsivo sobre el trabajo de oficina: automatizando tareas rutinarias y mejorando procesos; simulando en vez de realizar costosas, largas o peligrosas pruebas reales; ampliando mercados y reduciendo intermediarios, gestionando grandes cantidades de información de forma digital con la consiguiente facilidad para acceder y utilizar dicha información, como permitir importantes ahorros en metros cuadrados de espacio de archivo físico.

El nuevo panorama obligó a replantearse de forma creciente una mejor utilización de los recursos colectivos, entre ellos el espacio de trabajo. Los costes asociados al espacio son los capítulos más importantes después de los de personal.

Todos los espacios de trabajo cuestan dinero, así que un espacio vacío es un agujero en las finanzas.

Por tanto, no sólo se trata de optimizar el espacio, sino de crear un entorno de trabajo que motive a los empleados y optimice su forma de trabajar en éste espacio.

Más que la oficina, lo interesante es el trabajador del conocimiento y su entorno, donde se innove e implanten la mejor productividad.