Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de información gerencial que tiene la posibilidad de gestionar varias áreas de negocio en un único software. Hasta ahí todo bien, pero en esencia, ¿cuál es el verdadero potencial de este tipo de sistemas?

Para poder analizar resumidamente las mayores virtudes de estos sistemas, cabe realizar una relación de términos que cobran especial relevancia:

Trazabilidad. Una de las características de los ERP es que se estructuran en módulos diferentes, que normalmente engloban áreas diferentes de negocio (gestión de clientes, de proveedores, de almacén, contabilidad, CRM, etc…) sin embargo, el sistema nos ofrece la posibilidad de poder acceder de un módulo a otro de una manera automática siguiendo un patrón de información vinculada o relacionada. Por ejemplo, si estoy consultando el asiento contable correspondiente a una venta, podré acceder a la ficha de cliente al que se le realiza la venta para consultar sus condiciones de pago. Dicha trazabilidad nos ofrece siempre una experiencia de mayor control puesto que tendremos acceso a todos los módulos disponibles, de manera instantánea, sin necesidad de tener que ir cambiando de módulo de manera manual, con la consecuente pérdida de tiempo.

Integración con Office. Puede ser que se trate de una obviedad en los tiempos que corren, pero la posibilidad de exportar la información disponible en el sistema a una tabla de excel, hace que las posibilidades sean infinitas. Podemos crear un balance de situación o una cuenta de P&L a partir de un volcado de sumas y saldos de manera automática, que podremos comparar con el presupuesto anual para automatizar desviaciones y calcular indicadores, ratios y gráficos. De hecho, es posible incluso la gestión de contabilidad de costes mediante la gestión de centros de costes tratada mediante tablas dinámicas. Esta integración se convierte en un potenciador directo de la eficiencia de la gestión financiera de las empresas.

Seguridad. El hecho de que todo se integre, siga un patrón de trazabilidad y se gestione por módulos interconectados a bases de datos comunes, limita los errores típicos de la contabilidad manual. De hecho, anula el típico “monismo radical” que consiste en el empleo excesivo de desglose de cuentas (por clientes, proveedores, gastos, ingresos, etc…) haciendo que la contabilidad sea más liviana, sin perder ni un ápice de información al vincular módulos de gestión de manera directa.

Handicaps

Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que nos aportan este tipo de sistemas, también es de vital importancia ser conocedores de los handicaps que arrastran. Es interesante conocer todos los pros, pero casi más es conocer las limitaciones que podemos hallar, para poder enfocar u orientar nuestros procedimientos en un sentido o en otro. Dicho esto, podríamos enumerar como handicaps principales los siguientes:

– Rigidez del sistema: Normalmente los ERP´s se desenvuelven de manera notable en procedimientos standard o habituales, sin embargo, cuando nuestro trabajo requiere tareas un poco más especializadas, el sistema difícilmente se adapta a nuestras necesidades, para lo cual es necesario realizar demasiados procesos alternativos, o lo que es peor (o más costoso) invertir en un desarrollo específico por parte del partner que se ocupa del mantenimiento de nuestro sistema.

– Excesivo registro de cierta información. Está claro que la información es poder, pero debería existir un límite en la información que se debe registrar. Mediante el uso de los ERP´s, tenemos la posibilidad de conocer la fecha, la hora exacta y el usuario que contabilizó una factura, registró un albarán, o liquidó una operación financiera. Esto sin duda no deja de ser interesante desde el punto de vista de control de la gestión para un mando intermedio o responsable, pero podría llegar a suponer una presión añadida para el usuario que se limita a introducir datos, puesto que es posible que se sienta “vigilado“.

–Imposibilidad de eliminación de determinados registros. A colación de lo anteriormente mencionado, la mayoría de sistemas ERP arrastran limitaciones como pueden ser la simple eliminación de un asiento registrado por error. Ello puede ofrecer información como ratios de eficiencia de registro de información contable al poder tener acceso a todos los apuntes generados de manera errónea y posteriormente corregidos, sin embargo, debería primar la operatividad al permitir eliminar apuntes con plena libertad, en lugar de tener que corregir el apunte no válido y registrar un tercer apunte definitivo. De este modo, por el hecho de disponer de los errores registrados, se pierde claramente eficiencia en determinados procedimientos contables y capacidad de almacenamiento en los dispositivos habilitados para tal efecto.

-Licencias, partners, costes… El hecho de tener que recurrir siempre a nuestro partner, limita nuestra capacidad de maniobra en muchos sentidos, y obviamente el cambio de partner es una opción costosa, al igual que el mantenimiento de ciertas licencias. Hasta la fecha, este tipo de sistemas son cerrados, rígidos y sobretodo, bastante caros, y en consecuencia, para la realización de trabajos poco especializados, es normal que nuestro partner siempre tienda a ofrecernos la solución de un “job” puntual, o un desarrollo específico, por supuesto previo pago.

Lógicamente, el uso de sistemas y herramientas como los ERP´s, ofrecen más ventajas que limitaciones a las empresas que los utilizan, pero es primordial un estudio previo de las necesidades de nuestra organización, para una vez evaluadas todas las características del sistema, tomar una decisión tan importante como es la implantación de un ERP.

Por todo ello, en Alfonso Ros Consultores realizamos un estudio previo donde analizamos las distintas fases de desarrollo e implantación de dicho sistema en la gestión de la empresa.