Qué es un Sistema de Control de Gestión

Es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa.

Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo.

El Controller o el responsable del control de gestión deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los componentes del sistema de control de gestión.

El control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección de la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, para la toma de decisiones operativas y estratégicas. El control de gestión es elproceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la Dirección.

Una organización con un deficiente sistema de control de gestión es mucho más vulnerable a los efectos del mercado y la competencia, respecto a otra que disponga de un sistema de control de gestión eficaz.

Beneficios que aporta un Sistema de Control de Gestión

Controlar el cumplimiento de objetivos, tomar mejor las decisiones, anticipar problemas futuros, controlar la evolución del negocio, implantar un sistema de retribución variable, obtener un cuadro de mando, controlar mejor los recursos consumidos, asignar responsabilidades y verificar su cumplimiento, obtener la información clave y las herramientas necesarias para evaluar el sistema de control de gestión actual y mejorarlo.

Cómo evaluar un Sistema de Control de Gestión

Hoy en día es necesario que toda organización para sobrevivir en el tiempo se plantee analizar si dispone de un adecuado sistema de control de gestión.

La empresa tiene la necesidad y obligación de poder controlar la evolución de su actividad y más concretamente los resultados obtenidos, para ello es necesario que exista un sistema de control de gestión que permita poder medir, valorar e informar sobre el cumplimiento y evolución de los resultados previstos.

La empresa tiene que tener un sistema que le permita analizar su situación desde un punto de vista global, para ello se crea el sistema de control de gestión que permite unir todas las áreas y departamentos con un fin común que es, en definitiva, medir el resultado de una gestión respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.

En la actualidad las empresas se mueven en un entorno empresarial más competitivo, más dinámico, con mayor complejidad y muy cambiante. Por ello, el sistema de control de gestión debe estar preparado para evolucionar e ir adaptándolo a los diferentes cambios.

En épocas de crisis como la que estamos viviendo, no disponer de un adecuado sistema de control de gestión, puede llevar a una organización a tener problemas mucho más rápido en su rentabilidad, su productividad, su volumen de ventas y su tesorería.

Por lo tanto, independientemente que la empresa ya tenga un sistema de control de gestión en funcionamiento o quiera diseñarlo de nuevo, debemos plantearnos previamente algunas de las siguientes preguntas que creemos necesarias para una evaluación eficiente:

1.- ¿Cuál es la situación del Control de Gestión existente?

2.- ¿Por qué necesitan un Sistema de Control de Gestión eficaz?

3.- ¿Cuáles son los principales beneficios que aporta un Sistema de Control de Gestión?

4.- ¿Cómo evaluar su Sistema de Control de Gestión?

5.- ¿Ha comprobado que su plan estratégico está relacionado con el presupuesto anual y con el sistema de control de gestión?

6.- ¿La planificación estratégica existente contempla la misión, los objetivos, las estrategias y el plan financiero a largo plazo?

7.- ¿Existe una cultura de control de gestión que tiene en cuenta los factores, requisitos, objetivos y limitaciones del mismo?

8.- ¿Existe en la empresa un responsable del sistema de control de gestión que informa de forma independiente y neutral?

9.- ¿Sabría cómo realizar la selección de personal de un Responsable de control de gestión para su empresa?

10.- ¿El responsable de control de gestión /Controller desarrolla todas las funciones necesarias del puesto?

11.- ¿Existe un plan de cuentas que informa de la evolución y contenido de forma detallada de los gastos, ingresos, activos y pasivos?

12.- ¿Se utiliza una codificación de ingresos y gastos por departamentos o centros de tipo analítico?

13.- ¿El programa informático de gestión / ERP utilizado facilita el trabajo de todos los usuarios y se utiliza como base del sistema de información?

14.- ¿Ha analizado si su sistema de costes tiene todos los componentes necesarios, está actualizado y funciona de forma eficaz?

15.- ¿Tiene un sistema de costes diseñado y aplicado que de toda la información necesaria para su control y optimización?

16.- ¿Posee un sistema de indicadores que permite la medición y control de los costes de calidad y o calidad?

17.- ¿Posee un sistema de indicadores que permite la medición y control de los costes de medioambientales?

18.- ¿Posee un sistema de control y seguimiento de gastos continuo?

19.- ¿Tiene un sistema que permita identificar los riesgos posibles y los costes que pueden crear?

20.- ¿Ha comprobado que su presupuesto contiene toda la información necesaria y sin errores?