Los suplidos son las sumas que un profesional, actuando como un mero intermediario, satisface en nombre y por cuenta de un cliente y por mandato expreso del mismo. Por lo tanto, no son un gasto para el profesional, sino que es un gasto de su cliente.

Es posible que un profesional se haga cargo de los suplidos y, con posterioridad, solicite al cliente el reembolso de los mismos. Pero lo habitual es que el profesional reciba del cliente, con carácter previo, una cantidad suficiente para afrontar esa serie de gastos a realizar por cuenta y en nombre del cliente, esto se conoce como provisión de fondos.

En cuanto a los suplidos, hay que tener en cuenta que para el profesional no será ni gasto deducible ni ingreso computable. Además, se deberá hacer constar en la factura su naturaleza de suplido o suma pagada en nombre y por cuenta del cliente.

En cuanto a las provisiones de fondos, puede ser que no sólo sirva esta para el pago de los suplidos, sino que también sean utilizadas como anticipo del pago del profesional:

• La parte de la provisión de fondos destinada a pagar por anticipado los honorarios del profesional, tiene el carácter de rendimiento de la actividad profesional, por lo que dará lugar al devengo del IVA en el momento del adelanto de la provisión de fondos y estará sujeta a retención o ingreso a cuenta, por tratarse de rendimientos de la actividad profesional.
• La parte de la provisión de fondos destinada a cubrir los gastos en nombre y por cuenta del cliente, por su parte, no producirá el devengo del IVA y no estará sujeta a retención e ingreso a cuenta.

Es importante destacar que la Agencia Tributaria entenderá que toda provisión de fondos, en principio, será ingreso del profesional, y corresponderá a éste probar lo contrario, lo que deberá hacer mediante la llevanza de los libros registros de provisiones de fondos y suplidos, y la justificación del suplido mediante la correspondiente factura a nombre del cliente.