A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación, de acuerdo con el Código de Comercio (artículo 30) los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).

Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, deberán conservarse durante toda la vida del negocio.

Dos supuestos especiales cabe mencionar:

1º.- En el caso de cese de la actividad por el empresario individual, la obligación de conservación de los libros, documentación y justificantes contables persiste en el plazo indicado de 6 años. Dicha obligación recae sobre los herederos (en caso de fallecimiento del empresario).

2º.- En el caso de disolución de la sociedad mercantil, la responsabilidad recae sobre los liquidadores, al menos durante el periodo de liquidación. Una vez liquidada y extinguida la sociedad, la norma prevé el depósito de los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes en el Registro Mercantil (si así se indica en la escritura), en caso contrario serán los liquidadores los que asumirán el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.

A efectos fiscales de acuerdo con la Ley General Tributaria (art.66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e invertigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.  En este sentido cabe recordar que el plazo de prescripción tributaria es de 4 años empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Todo ello, salvo que se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.

Así por ejemplo, una sociedad con ejercicio social igual al año natural, deberá conservar toda la documentación ya indicada y relativa al año 2012;

–  A efectos fiscales:  hasta el 26 de julio de 2017 ( cuatro años desde la presentación de la ultima declaración del año 2012 que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2013).

– A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2018 ( seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2012).

Ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales y muy habituales:

1º.- Se declaran bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): ya que se dispone del plazo de 15 años siguientes a la generación de las mismas para su compensación, en este caso, la sociedad debe conservar todos los justificantes contables y documentales (así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa); durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.

Así una sociedad que generó una base imponible negativa en el IS del año 2001, y que compensa la totalidad de la misma en el ejercicio 2011, debe conservar toda la documentación relativa al ejercicio 2001, hasta el 26 de julio de 2016 (cuatro años desde la presentación de la ultima declaración del año 2011-Impuesto sobre Sociedades-, presentada el 25 de julio de 2012).

2º.- Hay facturas de inmovilizado: en este caso, dichas facturas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de precripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.

RECUERDE: El plazo en el que debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del ultimo apunte contable (al ser este plazo mercantil más largo que el fiscal de 4 años).

Ahora bien, guarde de manera separada las facturas de los elementos de inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de los 6 años).