El momento del cierre, ya sea mensual o trimestral, es especialmente delicado, puesto que es un momento en el cual las partidas contables deben estar perfectamente conciliadas y revisadas. Es por ello, que las semanas previas al momento del cierre, se intensifica el trabajo en el departamento contable con el fin de disponer de toda la información necesaria para poder realizar un cierre lo más perfecto posible. El hecho de cerrar con partidas conciliatorias pendientes, o con errores en saldos, motivará que el error se arrastre, siendo cada vez más difícil de localizar por la futura acumulación de otros errores u omisiones. Es por ello que existen 5 pasos que se deben dar siempre y en todo caso, previo al cierre ya tenga éste un carácter mensual o trimestral.

1. Conciliación Bancaria.

Por todos conocida, y aunque laboriosa cada vez lo es menos por el surgimiento de nuevos procedimientos que automatizan el cruce de la información bancaria y la registrada en nuestra contabilidad. Aún así, siempre hay procesos manuales que no podemos evitar, como la costosa solicitud de información, pudiendo tener que reclamar desde al banco, hasta a proveedores en caso de facturas que se nos cargaron en cuenta pero cuyo documento no tenemos en nuestra posesión. El hecho de cerrar con la conciliación bancaria realizada, hace posible que nuestra contabilidad refleje los saldos reales en nuestros bancos, con lo cual la tesorería en nuestro balance reflejará la realidad, y en caso de existir alguna diferencia, la tendremos perfectamente justificada mediante la correspondiente partida conciliatoria.

2. Saldos de clientes y proveedores.

Muchos ERP´s incorporan módulos que vinculan la gestión a la contabilidad, con lo cual cualquier movimiento registrado en la gestión, es automáticamente registrado en la contabilidad. De ese modo prácticamente se elimina el riesgo de que existan diferencias y por lo tanto, que los saldos de los clientes o proveedores no se correspondan con la realidad. Aún así, siempre es aconsejable componer un auditor de clientes y proveedores para realizar una revisión. En el caso de no disponer de estas herramientas, deberemos listar un balance de sumas y saldos de las cuentas en cuestión y realizar un punteo para comprobar que los saldos registrados se ajustan a la realidad.

3. Comprobación de gastos e ingresos.

Es un caso similar al anterior, puesto que en los ERP´s, los propios artículos llevan aparejada su cuenta de ingreso o gasto, con lo cual cualquier movimiento, actualiza las existencias y registra la compra o la venta del artículo mediante la cuenta contable adecuada. Aún así, siempre habrán gastos e ingresos que deberemos introducir manualmente (fundamentalmente bancarios) aunque también podemos encontrar servicios y otros muchos más. En el momento en el que el componente manual entra en acción es cuando aumentan de manera exponencial las probabilidades de error, con lo cual deberemos revisar los gastos y los ingresos, realizando una proyección mensual y comparando con meses anteriores con el fin de advertir alteraciones susceptibles de revisión. En caso de encontrar algún error de registro, realizaremos la correspondiente reclasificación bien mediante edición del asiento implicado, o anulando el anterior y generando uno nuevo, dependiendo del sistema empleado.

4. Conciliación de determinadas cuentas de deuda a corto.

Es muy aconsejable realizar este tipo de conciliaciones en cuentas como puedan ser las deudas por efectos comerciales descontados, pólizas de crédito, e incluso cuentas con socios a corto, principalmente por dos motivos. El primero es poder disponer de una información que represente la imagen fiel en nuestro balance, ya que si posteriormente elaboraremos un informe de Estados Financieros, las herramientas empleadas pueden obtener unos datos distorsionados si los saldos de origen no se corresponden con la realidad. El segundo motivo, es que esa información sea una posible fuente de consulta, es decir, que podamos tener plena certeza de que, en caso de querer comprobar que parte de nuestra póliza de descuento de pagarés tenemos aún disponible, o que nivel de disposición de póliza de crédito existe a día de hoy, podamos emplear la información sin temor a errores. Al fin y al cabo estamos convirtiendo nuestra contabilidad, en una importantísima herramienta de consulta que en este caso, potencia en gran medida nuestra gestión del cashflow.

5. Conciliación de cuentas con Organismos Públicos. (AEAT y Seguridad Social).

Para poder realizar un cierre que comúnmente denominamos “limpio”, los cierres anteriores también deben serlo, y para ello, el saldo de las cuentas de IVA tanto Repercutido como Soportado, en las fechas de los cierres anteriores debe ser 0. En caso de localizar alguna diferencia o saldo de arrastre, buscaremos ese importe en nuestra contabilidad pues con casi total seguridad habremos contabilizado una factura en un período cerrado. Igualmente ocurre con las cuentas de Seguridad Social (aconsejable separar cuentas de autónomo y de Régimen General). En este caso al realizarse el pago a mes vencido, al cierre, la cuenta siempre acumulará el importe de la seguridad social del mes anterior (en ocasiones podría suceder que se acumule el saldo de 2 meses dependiendo de la fecha de cargo y cierre).

Existen otros procedimientos que se deben realizar previos al cierre, como la importantísima comprobación tanto de IVA o Retenciones con sus respectivas bases, y otros que no son necesarios hasta la fecha del cierre del ejercicio. Lo más importante, es gestionar de un modo adecuado el tiempo de cara al cierre para evitar realizar este paso de un modo apresurado, que pueda implicar errores que nos obliguen a presentar declaraciones complementarias, o arrastres que sean difíciles de localizar en cierres futuros.

Fuente: Despacho Financiero 2.0