En este artículo vamos a explicar los pasos para crear una empresa. Nos referimos en este caso a la constitución de una sociedad. Como el formato más habitual en España es la sociedad limitada, nuestros comentarios irán enfocados a este tipo de compañía.

1º- Certificado de denominación social

El primer paso consiste en reservar una denominación social, asegurándose de que ninguna otra compañía la está usando ya. Este trámite se hace en el Registro Mercantil Central. Cuesta poco (menos de 20 euros) y es relativamente rápido (de un día a una semana según el método de envío elegido para el certificado).

Más información en la web del Registro Mercantil Central.

2º- Abrir cuenta en el banco e ingresar el capital social

Aunque se puede aportar el capital de diversas formas, más habitual es abrir una cuenta en el banco para la sociedad e ingresar en la misma el importe del capital social (mínimo 3.000€). El banco nos proporcionará un certificado de ingreso del capital.

3º- Estatutos y escritura pública

Los socios de la futura empresa tienen que redactar unos estatutos para la sociedad, que incluyan la denominación social, el objeto social, el capital social, el domicilio social, el sistema de administración, la fecha de cierre y otras informaciones de relevancia.

Estos estatutos se adjunta a la escritura pública otorgada ante notario y que da constitución a la sociedad. Las aportaciones dinerarias o los activos aportados a la sociedad se tienen que fundamentar con los respectivos certificados bancarios o títulos de propiedad.

Una vez otorgada la escritura pública la sociedad puede empezar su actividad.

4º- Inscripción en el Registro Mercantil

El siguiente paso es la inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil de la provincia del domicilio social de la sociedad y la publicación de la inscripción en el B.O.R.M.E.

5º- Solicitud del NIF

Una vez constituida la sociedad, hace falta solicitar a Hacienda el Número de Identificación Fiscal (NIF). Se obtiene primero un NIF provisional, y más adelante la Agencia Tributaria notificará que se ha otorgado el número definitivo.

6º- Alta en Hacienda

De la misma forma que el empresario individual o el profesional, para poder facturar las empresas tienen que darse de alta en Hacienda, en el IAE y en la declaración censal del IVA (si corresponde).

7º- Trámites asociados a la contratación de personal

Lo más habitual es que la empresa vaya a tener empleados, y por lo tanto es necesario registrar la empresa en la Seguridad Social y afiliar a los trabajadores. También hace falta comunicar la apertura del centro de trabajo a la consejería de empleo de la Comunidad Autónoma correspondiente. Asimismo, es necesario obtener y legalizar el libro de visitas y el calendario laboral en la inspección provincial de Trabajo.

8º- Socios fundadores

Si los socios van a ser administradores de la sociedad, tienen que darse de alta en Hacienda y en la Seguridad Social, normalmente en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, pero las situaciones pueden variar según la participación en el capital y las funciones de cada uno, es decir:

El elemento clave en este aspecto es la capacidad de control que tienen los socios sobre la empresa. Y por supuesto, tan solo los socios que trabajen en la sociedad tendrán que estar registrados en uno de los sistemas de la Seguridad Social (los socios capitalistas no).

            – Cualquier socio trabajador que tenga más del 50% del capital de la empresa tendrá que estar registrado en el RETA. Si tiene menos, pero vive con familiares directos que también son socios y sumando todas las participaciones se llega a más del 50%, también tendrá que cotizar como autónomo.

            -Si el socio ejerce labores de dirección y gerencia y tiene más del 25% del capital, también tendrá que estar registrado en el RETA. En caso de no superar el 25%, podrá afiliarse en el Régimen General asimilado.

            – Si el socio no ejerce labores de dirección y gerencia y tiene menos que el 33% del capital, podrá afiliarse en el Régimen General.

9º- Otros trámites

Dependiendo de la actividad, puede hacer falta pedir una licencia de apertura, u otras licencias (por ejemplo sanitaria). También puede haber exigencias sobre aspectos medioambientales (como la recogida de residuos).

La Licencia de apertura (también llamada licencia de actividad) es un documento emitido por el ayuntamiento que acredita que un local cumple con los requisitos exigidos para el destino previsto, desde los puntos de vista urbanísticos, higiénicos, ambientales y de seguridad.

Las actividades profesionales, artísticas o artesanales que se realicen en la vivienda no la necesitan, siempre que no haya venta al público o ni se produzcan molestias o riesgos para los vecinos. En el resto de los casos es obligatoria.

La licencia de actividad se da para un local y para uno (o varios) titular(es). Es intransferible, lo que significa que si el negocio cambia de propietario, es necesario pedir un cambio de titularidad al ayuntamiento.

Aunque la terminología puede variar según los ayuntamientos, en general se diferencian dos clases de actividades: las inócuas y las calificadas.

            – Las actividades inócuas son aquellas que no causan mayores molestias ni riesgos, y por este motivo los requisitos suelen ser simplificados. Pueden ser tiendas con productos no perecederos ni peligrosos, como una tienda de ropa, una papelería, la oficina de un abogado, la consulta de un médico (siempre que no emplee técnicas invasivas o peligrosas como los rayos X), o una inmobiliaria.

            – Las actividades calificadas son aquellas que, por estar consideradas como molestas, insalubres, nocivas o peligrosas, requieren adoptar medidas correctoras sanitarias de seguridad y/o medioambientales. Para ello, en sus tramitaciones, se emiten informes municipales urbanístico, industrial, sanitario, medioambiental y jurídico. Por ejemplo un bar (por el ruido que ocasiona) o un local que necesite un aire acondicionado de mucha potencia serán identificados como actividad calificada.

¿Como proceder?

                        1- Buscar un local acorde a la futura actividad

Muchos nuevos emprendedores cometen el error de escoger un local que les gusta y se comprometen a un alquiler o una compra antes de averiguar los requisitos que les pedirá el ayuntamiento. Proceder de esta manera puede costar muy caro. Incluso si ya se estaba realizando una actividad similar a la que vamos a desarrollar no es garantía de que el local cumpla. Las normativas cambian muy a menudo, y siempre tienen mayores exigencias de accesibilidad, seguridad, reducción de molestias, etc. Adaptar el local a las normas podría costar muy caro. Peor aun, podría ser que fuese imposible realizar la actividad en el local, por incompatibilidades estructurales (altura insuficiente, actividad solo permitida en planta baja).

Para evitarlo, es mejor ir al ayuntamiento a preguntar los requisitos necesarios para la actividad. También es posible dirigirse directamente a una empresa privada. De todos modos, los ayuntamientos suelen exigir un informe técnico y la entrega de planos realizados por un profesional (arquitecto, aparejador, ingeniero técnico, delineante) y visados por su colegio profesional. La empresa que elija para estos menesteres normalmente le aconsejará y le ayudará en la elección del local.

                        2- Adaptar el local

Aunque se haya elegido el local más adecuado para la actividad, casi siempre es necesario hacer algún tipo de obras (lo más frecuente son los temas de adaptación para minusválidos). En caso de obras menores, se solicita una licencia de obras al ayuntamiento, y se puede solicitar al técnico una licencia de apertura provisional. En caso de obras mayores, el técnico del ayuntamiento inspeccionará de todas formas de nuevo el local cuando los trabajos hayan finalizado.

                        3- Costes

Hay tres tipos de costes:

                        – Las tasas del ayuntamiento, que varían según el municipio, desde unos pocos euros a cantidades más significativas de varios cientos de euros en ciudades como Madrid (para una licencia de actividad inocua).

                        – Los informes de los técnicos, que van desde los 800€ para una actividad inocua, el doble para una calificada, y varios miles de euros para proyectos más complejos con obras.

                        – Los costes de adaptación y obras, muy variables según la actividad y la situación de origen del local

                        4- Plazos

Los ayuntamientos pueden tardar mucho tiempo en aprobar una licencia de apertura. Depende del volumen de la lista de espera, y es frecuente ver proyectos sencillos (actividades inócuas) tardar más de 6 meses en ser aprobados, y hasta varios años en casos más complicado. Sin embargo, no significa que los negocios no puedan abrir. En general, se considera que el silencio administrativo vale como aprobación provisional de la licencia. Eso sí, es fundamental asesorarse bien y estar seguro de que se están cumpliendo todos los requisitos legales.

10º- Recomendaciones previas

Acabamos de explicar los principales trámites y pasos para crear una empresa. Pero es una información estrictamente administrativa. Antes de lanzarse a constituir una sociedad es muy importante tener muy claro el proyecto de negocio, y en particular elaborar un plan de negocio detallado.

En Alfonso Ros Consultores, le ayudamos a que su proyecto se haga realidad, ayudándole de forma permanente y constante en la consecución de los objetivos propuestos.