En los inicios de año, época de metas y oportunidades, con frecuencia escuchamos el siguiente tema en las áreas gerenciales «¿Cuanto vamos a ahorrar este año?» o «¿Cuál es la meta de reducción de gastos para el año?»

Especialmente en nuestros días en donde el ámbito económico tiene una dosis extra de incertidumbre, todas las empresas tienen dos cosas en mente:

            – ¿Cómo retengo y hago más rentable mi base de clientes? (bajo la lógica de que cuidarlos es más fácil que conseguirlos….) y

            – ¿Cómo reduzco costos sin que esto afecte a mis clientes o la percepción que tienen de mi producto o servicio? (Cómo defiendo mi margen de contribución en un ambiente en crisis y tan competitivo como el de hoy).

De estos dos temas nace una buena parte de las iniciativas corporativas para mejorar la rentabilidad, afianzar el crecimiento y prepararse para un posible «ambiente de crisis» como el que nos anuncian los diarios en sus titulares.

En organizaciones de servicio como áreas de Back Office, Shared Services o BPOs he escuchado la frase «los aumentos anuales hay que pagarlos con los ahorros obtenidos…» lo cual pone una sentencia y condición de eficiencia en los equipos gerenciales que los lideran.

Dicho esto, quienes han tenido la experiencia de tener la responsabilidad por generar ahorros coincidirán conmigo en que conseguir los ahorros no es la parte más difícil de la misión, sino más bien sostenerlos en el tiempo….. y evitar el «rebote».

Usualmente encontrar las cuentas que hay que bajar e inclusive las áreas que tienen que reducir sus gastos es solo el principio. Inclusive el poner metas y ejecutar las reducciones de gastos es solamente la mitad del trabajo.

La parte más dura es lograr que ese ahorro se sostenga de forma sistémica: que la organización, sin sacrificar capacidad, crecimiento o calidad, logre adaptarse a esa nueva línea base de costos y siga creciendo y produciendo a partir de ahí.

De lo contrario, en el mediano plazo, los costos tienden a subir de nuevo, ya sea porque la presión por lograr el ahorro pasó o porque se ejecutaron medidas que no fueron sostenibles en el tiempo y por tanto acumularon presión hasta que la medida se deseche y las cosas vuelvan a su estado anterior.

Aquí es donde entra la importancia de implantar la cultura de mejoramiento continuo y austeridad dentro de la forma de hacer las cosas en la empresa u organización. Metodologías como Lean y Six Sigma son útiles en estos casos para lograr que las medidas se sostengan en el tiempo, ya que trabajan al nivel de las personas, en su cultura, para cambiar su forma de abordar el trabajo y permiten que de forma autónoma los equipos de trabajo continuen fijándose metas para mejoras capacidad, bajar costos y en última instancia eliminar cualquier trazo de «desperdicio» que termina reflejándose en el estado de resultados de una forma u otra.

Nuestro Plan de Reducción de Costos, por ejemplo, hace mucho énfasis en esta última parte. Una iniciativa de este tipo tiene usualmente 3 etapas:

          – Encontrar los ahorros: ¿dónde puedo reducir?

          – Conseguir los ahorros: Ejecutar las diferentes iniciativas del portafolio para lograr bajar la huella de costo.

          – Mantener el ahorro: Hacer lo que se requiera para establecer un marco de austeridad y búsqueda de mejora continua a nivel cultural para lograr que los cambios de la segunda etapa se sostengan.

Realmente la tercera etapa, la de Mantener el ahorro, inicia con el proceso, ya que se debe ir preparando y trabajando con las personas para estar listos cuando venga la implementación de las medidas.

Eso es lo que hace la diferencia entre «cortar costos porque viene la orden de arriba», cuyo efecto tiende a generar una relación antagónica de «ellos contra nosotros» y una dinámica más colaborativa en donde las iniciativas son vistas no solo como un esfuerzo continuado que es preciso adoptar, sino como una co-responsabilidad que viene con mantenerse competitivo y con el mejoramiento continuo que es parte de la descripción del puesto de cada persona.

Ahí es donde está el secreto de que la reducción se sostenga…. toda la organización se esfuerza por sostener la mejora y el ahorro porque forma parte de su cultura, de su forma natural de hacer las cosas.