Muchas son las empresas que, al cierre del ejercicio, se encuentran con que figuran pagos en la cuenta de Bancos que no se corresponden con una factura recibida. La problemática de las facturas pendientes de recibir se da sobre todo con gastos pequeños que a menudo se pasan por alto. Es en el momento del cierre cuando nos encontramos con que no es posible ajustar los saldos porque nos faltan cosas.

Otra situación que puede darse es la de una prestación de servicios o una venta efectuada a finales de año cuya factura no ha llegado todavía. Según el principio de devengo, los ingresos y los gastos deben declararse en el ejercicio en el que se producen. Además, siguiendo el criterio de correlación entre ingresos y gastos, lo correcto es declarar el gasto en el ejercicio al que sea imputable. No tenerlo en cuenta, falsea la imagen del resultado.

Si conocemos que la cuantía y la fecha de emisión es del ejercicio que finaliza, deberíamos contabilizar la factura en la cuenta (4009) “Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar” por el importe de la base imponible. Al recibir la factura en el ejercicio siguiente, se abonará la cuenta 4009 contra la 400 de proveedores.

En lo que respecta al IVA, según el artículo 75 LIVA, se devenga cuando los bienes se ponen a disposición del adquiriente. El derecho a deducir nace cuando se devengan las cuotas. Sin embargo, el artículo 99.4 LIVA dice que se hará valer el derecho a deducir en el ejercicio en el que se hayan soportado las cuotas, entendiéndose como soportadas en el momento en que el titular recibe la factura. Por lo tanto, habrá que esperar a recibirla para ejercitar el derecho a deducir el IVA soportado.

Si recibimos la factura antes de cerrar el ejercicio, pero una vez presentada la autoliquidación del último trimestre, podemos optar por presentar una rectificación del modelo de IVA o bien contabilizar la factura y registrar el IVA en una cuenta auxiliar para deducirlo en el ejercicio siguiente. Esto nos evitará problemas con el modelo 347, cuya normativa exige la declaración de las facturas por fecha de emisión. Por eso es aconsejable hacer una revisión detallada de las facturas que nos puedan faltar. De este modo se evita que haya diferencias en el cruce de declaraciones que puedan dar pie a una acción inspectora de la Agencia tributaria.

Si la factura llega con posterioridad al cierre y no se ha provisionado en la cuenta de facturas pendientes, es posible contabilizarla en la fecha y el ejercicio en el que se ha recibido. Dado que podemos compensar el IVA en los cuatro años siguientes desde la fecha de emisión de la factura, no supondría problema alguno a efectos de este impuesto. En relación al Impuesto sobre Sociedades será deducible si cumple con lo establecido en el artículo 19.3 de la LIS.

Por tanto, desde el Alfonso Ros Consultores, consideramos importante revisar todas las cuentas contables, con el fin de poder detectar aquellas facturas que puedan estar pendientes de recibir como de aquellas que incluye retención (las cuáles tendríamos que ingresar en Hacienda), detectando a su vez, los posibles pagos sin factura que podamos tener (aunque no es lo lógico, ni debería existir el caso, cuando se lleva un buen control de cartera de pagos, no obstante, no todas las empresas lo llevan, de modo que es algo que no se debe descartar).